PCで使える名刺管理アプリケーション

名刺は、現在では、海外でもビジネスカードと呼ばれ国際化しています。増えてくるといろいろと管理の問題が生じてきます。

名刺が増えてくると発生する問題の例

• どれが最新の名刺か判断がつかなくなる。
• 必要な名刺が見つからない。
• 他の部署と名刺情報を共有化したい。

その状況を改善するために名刺管理アプリケーションが存在します。

スマートフォン全盛の現在、スマートフォン向けの高機能な有料のクラウドアプリが多く存在しますが、管理するデータは、テキストデータであるため、csv形式やExcel形式になれば、専用アプリを使用しなくても後はどうとでも利用できます。

秋口にかけて、名刺データは、特別な用途で利用されます。そして、年賀状の住所データです。個人では、年賀状を送る人が少なくなりましたが、企業では、取引先に年賀状を送る習慣はまだまだ続いています。

年賀状をスキャナで読み込んで住所の一覧を作成するアプリケーションは、一般的ではありませんが、名刺をスキャナで読み込んで住所の一覧を作成するアプリケーションは多く存在します。

手入力する場合は、郵便番号や電話番号で、住所データが入力される機能があるため、年賀状作成ソフトで行うと、効率的です。

しかし、名刺がある場合、名刺管理ソフトを使用して、取引先と取引先担当者名、住所、電話番号の一覧を作成してしまったほうが効率的です。

csvやExcelデータに変換できれば、直接年賀状作成アプリケーションの住所録形式に出力できなくても、年賀状作成アプリケーション側の機能でインポートできます。

印刷業者に依頼する場合は、csvやExcelデータで渡せば問題ありません。

専用スキャナもありますが、複合機のスキャナでも利用できます。携帯電話やスマートフォンアプリでは、名刺をカメラで撮影すると自動で項目を入力してくれますが、数枚ならともかく、数が多いとかなり大変です。その場合は、ドキュメントスキャナを使います。複合機でもADFを搭載している機種がありますが、一般には、はがきや名刺には対応していません。

ScanSnapは、TWAIN スキャナではないので、ソフトウェアが対応していないと、画像で読み込んだ後、その画像を処理する必要があります。

違いは、専用スキャナが付属していたり、クラウドやクラウドサービスに対応していたり、特定のアプリケーション向けのファイル形式で出力できる機能が異なります。

名刺から抽出したデータを名刺管理アプリケーションで使用するか、他のアプリケーションで使用するかにもよりますが、データを名刺管理アプリケーションで利用するスタイルで利用すると使用する人数分のライセンスが必要になります。そのため、データの登録だけを名刺管理アプリケーションで行い、csv形式やExcel形式のまま使用するか、他のアプリケーションで利用することもあります。